Het grootboek als rode draad

Waar begon het?

Als administratiekantoor. Heel snel daarna kwam de automatisering erbij, en sinds 1985 loopt het grootboek als een rode draad door mijn zaken. Eerst met Exact, daarna met Unit4 Multivers. In totaal hebben ongeveer 15.000 mkb'ers via ons hun software gekocht.

Welke rol speelde de accountant daarin?

Een grote. We werkten altijd nauw samen met accountants en automatiseringspartners. Accountants wilden met hun vak bezig zijn, niet met automatisering. Wij ontzorgden ze, en via hen hebben we heel veel nieuwe klanten mogen verwelkomen. De accountant deed het werk dat de klant zelf niet wilde doen. Het was vanzelfsprekend dat hij meewerkte in de administratie van de klant. Wilde de klant zelf aan de slag, dan kreeg hij een eigen licentie.

Gingen ondernemers toen zelf boekhouden?

Veel ondernemers wel, ja. Maar foutloos was dat zeker niet. En het is maar de vraag hoeveel er echt bespaard is op de kosten van de accountant. Er is in de loop der jaren veel verbeterd, maar er wordt ook nog steeds ouderwets gewerkt. Bij kleinere bedrijven zie je vaak dat de ondernemer, al dan niet met een paar mensen, het werk verzet, en dat de partner de administratie verzorgt.

Hoe kijken ondernemers zelf naar boekhouden?

Wat je terughoort: het hoort erbij, maar leuk is het niet. Orders en facturen maken met software vindt iedereen vanzelfsprekend. De financiële gevolgen daarvan horen er ook bij, maar liever niet dan wel. Er zijn tegenwoordig veel hulpmiddelen. Stukken worden automatisch verstuurd, gescand, herkend en deels automatisch geboekt. Toch blijft het zo: de ondernemer is het boekhouden liever kwijt dan rijk.

En bij grotere bedrijven?

Daar zit een andere uitdaging. Neem ons eigen bedrijf: drie werkmaatschappijen met een holding erboven. Die holding heeft geen eigen administratie, in ieder geval nog niet. Wil je dan overzicht, dan moet je eerst alles naar Excel halen of uitgebreide BI-rapportages laten bouwen. Overzichten samenvoegen, de eilandjes aan elkaar knopen, alles op één plek hebben: dat valt niet mee. Zo is het idee ontstaan voor een eigen cockpit.

Hoe ben je begonnen?

Ik ben aangestoken door een goede vriend met veel ervaring met Claude Code. En door mijn zoon Mehdi, die data scientist is geworden en op een heel andere manier ervaring heeft opgedaan dan zijn vader. Hij zei: "Pa, je moet er gewoon mee beginnen." Dat heb ik gedaan. Eerst om de informatie op één plek bij elkaar te krijgen.

Koppelingen bouwen is jullie vak. Waarom hier geen koppeling?

Juist daarom. We weten hoe je systemen aan elkaar koppelt. Maar ik wilde iets dat geen koppeling nodig heeft, alleen het inlezen van drie dingen: de cijfers, de jaarrekening en de begroting in Excel. Dus ben ik me gaan verdiepen in de auditfile. Dat is een export die de Belastingdienst verplicht stelt als bron voor een belastingcontrole. Ieder bedrijf dat met een boekhoudpakket werkt, kan zo'n auditfile maken. Die bestaat er voor administraties, maar ook voor taxi's en kassasystemen. Ik ben begonnen met de auditfiles van de afgelopen jaren van onze drie werkmaatschappijen, en daarmee heb ik de cockpit gevuld.

Wat is de waarheid in de cockpit?

De jaarrekening. De accountant stelt die op, en dat is de waarheid van dat boekjaar. De cijfers uit de auditfile moeten daarop aansluiten. Sluiten ze niet helemaal aan, dan zitten daar de correcties tussen die de accountant bij het afsluiten van het boekjaar heeft gemaakt. De begroting volgt de indeling die de ondernemer gewend is, vaak met groepen samengevoegd. Wat in de begroting staat, laat de cockpit op dezelfde manier zien. En op ieder moment komt er weer een Excel-sheet uit, gevuld met de cijfers tot dat moment. Daarmee past de ondernemer de begroting aan, of bouwt hij verder aan de begroting van het nieuwe jaar. Dat hebben we gemaakt, Claude en ik.

AI en cijfers: hoe veilig is dat?

Daarover staat een harde afspraak in wat we het brein noemen, de plek met alles wat ik weet en met de AI heb gedeeld. Cijfers worden altijd rekenkundig vastgelegd. De AI komt niet aan de data. We gebruiken AI om de cockpit te bouwen. Wat de cockpit zelf doet, is gewoon rekenen: dezelfde invoer geeft altijd dezelfde uitkomst.

Hoe werkt dat in de praktijk?

Ik ben begonnen met een analyse van het eerste halfjaar. Daarna lees ik elke maand een nieuwe auditfile in. De cockpit houdt bij wat er veranderd is sinds de vorige keer, of er nog mutaties waren in eerdere maanden en wat er opvalt. Die signalen zijn belangrijk. Je wilt dingen voorkomen, in plaats van dat je later een forensisch bureau moet inschakelen om uit te zoeken hoe het in hemelsnaam fout kon gaan. Zo staat er eens per maand de waarheid in de rapportage.

En het overzicht over de drie bedrijven heen?

Voor de consolidatie is een aparte eenheid gemaakt, zonder administratie eronder. Die laat één samengevoegde rapportage zien van de cijfers van de drie administraties. Dat was fase 1.

Fase 2: het financiële pakket ertussenuit

Wat was de volgende stap?

De vraag: wat als ik de auditfile gebruik als basis voor een eigen bedrijfsadministratie? Dan verzamelen we de gegevens in de cockpit en sluiten we daarna aan bij de accountant. De accountant gebruikt het financiële pakket nu als tussenstation voor de jaarrekening. Hij doet er zijn controles in, maakt er de correcties in en gebruikt de export om de jaarrekening te maken. Maar wat als we dat financiële pakket ertussenuit kunnen halen? Dat was mijn uitdaging.

Dan bouw je toch gewoon een nieuw boekhoudpakket?

Nee. Natuurlijk moet er van alles financieel worden vastgelegd, en daar zijn hulpmiddelen voor nodig. Maar het mag voor de gebruiker niet voelen als een boekhoudpakket. Het gaat om het creëren van een waarheid, en die waarheid moet er eigenlijk altijd zijn.

Waar begin je dan?

Bij het traject van offerte, order, factuur of abonnement, en de financiële gevolgen daarvan. Dat moet meer inzicht geven, en uiteraard minder werk. Een offerte ziet er anders uit dan een order, een order anders dan een factuur, en een factuur weer anders dan een openstaande post. Maar in feite gaat het telkens over dezelfde informatie: naam, adres, woonplaats, bedragen, btw en bedrijfsgegevens. Wat verandert is deels de inhoud van het document, en de status. Dus dacht ik: laten we elk moment een haakje geven.

Hoe werkt dat haakje?

Neem een offerte. Ik wil die niet eerst in Word opslaan, er een pdf van maken, in een mail zetten, de klant vragen om goed te keuren en hem getekend terug laten sturen. Dat zijn allemaal overbodige stappen. Ik begin met een tekst en deel die met de opdrachtgever: dit heb ik voor je op papier gezet, is dit wat je voor ogen hebt? "Ongeveer, maar dit en dit zou ik nog anders willen." Dan pas ik het meteen aan: bedoel je het zo? "Ja, zo is het." Dan teken je in het document zelf, en ga ik het voor je in orde maken. Op het moment dat je tekent, heb ik geen offerte meer maar een order. Het haakje verhuist naar de order. Dan wordt het werk gedaan of iets besteld, met een pakbon of een werkbon die je deelt. Is dat klaar, dan gaat het haakje weer een stap verder en wordt het een factuur.

En een abonnement?

Dat kan ook. Een simpel voorbeeld is de managementfee die een holding elke maand aan een werkmaatschappij in rekening brengt. Waarom zou je dat niet automatisch laten gaan? Maak er een abonnement van.

Wat levert dat op?

Je hoeft alleen de haakjes te tellen. Hoeveel offertes, orders, facturen, abonnementen en openstaande posten heb je? En welke waarde vertegenwoordigt dat in totaal? Dat is meteen de blauwdruk voor je rapportage: hoe sta ik ervoor? Alles behalve de openstaande posten is een voortraject van iets dat uiteindelijk in het grootboek terechtkomt. Het is een trechter: je begint met offertes, hij wordt steeds smaller, en je eindigt met orders en facturen.

En de bonnetjes en facturen die binnenkomen?

Die worden gescand en herkend. Gelukkig zit in de auditfile al de historie: de leveranciers, het grootboek en alles wat er in het verleden in de administratie is gedaan. Ieder bedrijf krijgt een eigen e-mailadres, en daar kun je in feite alles naartoe sturen. Het systeem zoekt zelf uit wat het is. Een bon, maar ook een contract, een jaarrekening, een afrekening of een bankafschrift. Eén keer per maand gooi je de pdf van de bank erin, en dan worden de betalingen afgeletterd. Dat kan natuurlijk ook vaker, als je dat wilt.

En betalen, investeringen, salarissen?

Je moet de openstaande posten ook kunnen betalen. Kost iets meer dan 450 euro, dan wil je het activeren en afschrijven. Dat soort dingen zit er allemaal in, en het gebeurt gewoon doordat je de handeling uitvoert. Het wordt automatisch verwerkt. Heb je personeel, dan mail je de loonjournaalpost en die wordt geboekt. Alles wordt gearchiveerd en is terug te vinden.

En waar blijft de accountant?

Die kan gewoon meewerken in deze administratie. Wil je op een gegeven moment zelf niets meer met de administratie doen, dan is de accountant weer je verlengstuk, net als vroeger. Hij haalt er ook uit wat hij nodig heeft om de jaarrekening samen te stellen en de aangiftes te doen.

Werkt het al?

Ja. Voor mijn eigen holding heb ik het zo ingericht, en daar draait het elke dag, tot en met de btw-aangifte.

En aan het eind van het jaar?

Dan is de cirkel rond. De waarheid ligt in eerste instantie niet meer bij de accountant, maar in de cockpit. De accountant werkt erin mee en maakt zijn correcties. Samen zorg je dat de administratie aan het eind van het jaar zo is afgerond dat de accountant de auditfile inleest en daar de jaarrekening van maakt.

Fase 3: privé erbij

Wat is de volgende stap?

Privé erbij betrekken. Waarom? Zodat er één plek ontstaat waar alles is vastgelegd: het familievermogen, de bezittingen, de schulden, de verplichtingen, de testamenten, de contracten en alles wat met beleggen te maken heeft.

Hoe komt privé in de cockpit?

Via de privérekeningen. Daar maken we een eigen administratie van, en per post die ertoe doet bouwen we een dossier op.

Hoe hangt dat samen met de bedrijven?

Als de holding een deel van de werkmaatschappijen bezit, telt het verwachte resultaat van die werkmaatschappijen mee in het resultaat van de holding. Zo leg je de lijn van de werkmaatschappijen via de holding naar privé, en eventueel naar een familievermogen. Daar kun je ook de kinderen onderdeel van laten zijn, zodat zij weten wat er speelt en waar alles te vinden is.

Wat voegt dat toe?

Een nieuwe dimensie. Wat heb ik allemaal aan aardse bezittingen? En hoe laat ik het uiteindelijk zo goedkoop mogelijk bij mijn erfgenamen terechtkomen?

Voor wie is dat interessant?

Denk aan vermogensregisseurs die met klanten aan tafel gaan. Zij maken mooie overzichten, maar daar komt veel handwerk bij kijken. Werken ze met de cockpit, dan hebben ze alles bij elkaar: de werkmaatschappijen, de holding en het privévermogen. En hun inzicht ligt heel dicht tegen de actuele waarheid aan.

Is het alleen voor vermogensregisseurs?

Nee. Het is voor iedere ondernemer die inzicht wil. Neem een participatiemaatschappij. Die spreekt met haar deelneming af dat ze iedere maand een auditfile krijgt. Dan doet ze de analyse zelf, maand voor maand. In haar consolidatiecockpit legt ze vast voor hoeveel procent ze in elke maatschappij deelneemt, en ze ziet doorlopend hoe haar deelnemingen ervoor staan. Hetzelfde geldt voor een holding met werkmaatschappijen, voor een familie met een eigen vermogen, en voor de accountant die zelf ook ondernemer is.

Wie werkt er dan mee?

In fase 3 werk je samen met een vermogensregisseur, een adviseur, een accountant of een consultant. De cockpit inrichten vanuit een auditfile is strak en eigenlijk eenvoudig. Samenwerken over verschillende vakgebieden heen is een ander verhaal. Een vermogensadviseur heeft een hoop losse eindjes die allemaal in het dashboard moeten samenkomen. Of iemand heeft een Excel-sheet en wil daar een applicatie van maken.

Hoe maak je dat mogelijk?

De adviseur van de klant krijgt een eigen werkplek bij de administraties die hij onder zich heeft, met een AI-assistent ernaast. Inrichten is daar een gesprek: hij zegt wat hij wil, de assistent meet in de cijfers, stelt voor, en de adviseur bevestigt. Zo richt hij de cockpit in, vult hij aan of doet hij voorstellen. De assistent kan alleen bij de administraties van die adviseur, en wijzigt alleen via vaste handelingen.

Toch AI? Je zei eerder dat de cockpit gewoon rekent.

Klopt. De AI helpt bij het inrichten, maar hij komt niet aan de code en niet aan andermans administraties. Heeft een adviseur iets nodig wat er nog niet is, bijvoorbeeld een applicatie uit zijn Excel-sheet, dan wordt dat een voorstel aan ons en bouwen wij het als code. Zodra die code er staat, gaat de AI de deur uit: vanaf dan is het weer gewoon rekenen. En zo wordt het werk verdeeld over vele handen.

Wordt vervolgd.